Comment bien rédiger un compte rendu de réunion ?

La rédaction d’un compte rendu de réunion remplit plusieurs fonctions : consigner les échanges et points importants évoqués, mais aussi le report des décisions actées et des actions à suivre.

Véritable document stratégique pour l’entreprise, souvent perçu comme une corvée chronophage (qui peut être confié à un rédacteur de compte rendu professionnel), cet aide-mémoire constitue un élément incontournable de la communication interne de l’entreprise et de la gestion de projets.

Découvrez les objectifs du compte rendu de réunion, les différents types, la structure générale et un exemple de plan pour faciliter la réalisation de vos CR.

Quel est l’objectif du compte rendu ?

Le compte rendu de réunion doit répondre aux différents objectifs suivants :

• Conserver une trace écrite des échanges oraux.
• Reporter les grandes lignes évoquées lors des réunions.
• Communiquer sur les décisions et arbitrages (notamment dans la gestion de projet).
• Informer sur l’avancement de tâches/actions.
• Établir un plan d’action sur des objectifs et tâches en attribuant des responsables et des échéances par tâche.

Les différents types de CR

Il existe 3 grands types de compte rendu selon la nature de la réunion et les besoins des destinataires du compte rendu :

Le procès-verbal 

Il est utilisé pour des réunions intentionnelles (assemblée générale, conseil d’administration, réunion du CE). Il est généralement assez long, exhaustif et très fidèle aux échanges.

Le compte rendu synthétique

Le relevé de décisions

Il a pour objectif de rapporter uniquement les décisions. Il se présente sous forme d’un tableau réalisé sous Word, voire sur Excel pour utiliser les fonctions de recherche ou de tri.

La structure type du compte rendu de réunion

Les maîtres mots pour un compte rendu efficace sont : la clarté, la structure et la lisibilité.

Pour être efficace et utile, un compte rendu doit répondre à certaines procédures et comporter les éléments suivants :

• La première page sera consacrée à l’ordre du jour et au listing des participants ;
• la 2e page au sommaire. Il est essentiel d’utiliser les paginations et notes de bas de page pour mentionner notamment la date de rédaction du rapport ainsi que votre nom en tant qu’auteur du rapport.
• Les questions de l’ordre du jour
• Les réponses apportées
• Les actions à mener.

Le choix du format du document peut être basique — type Microsoft Word, pour être exporté ensuite sous PDF afin qu’il soit à la fois sécurisé et lisible par tous.

En termes de charte graphique, il convient d’opter pour une police classique (Arial, Times ou Helvetica), ou de reprendre les masques de présentation de l’entreprise avec logo, polices de caractère et couleurs corporate.

Exemple de plan de compte rendu de réunion

1. Le titre du document et sa version (essentiels pour l’archivage)
2. Le lieu et la date de la réunionL’objectif de la réunion
3. Les noms des participants et des absents : si nécessaire, leurs remplaçants et leurs fonctions.
4. L’ordre du jour :
   • les sujets prévus
   • et ceux finalement abordés.
5. Les points évoqués
6. Les questions soulevées : avec des réponses ou celles toujours en cours.
7. Les décisions prises
8. Les actions à entreprendre : avec identification d’un responsable par action
9. Remarques générales sur le contenu de la réunion : Atteinte des objectifs, ambiance, difficultés, points de préparation à améliorer…
10. Dates et lieux de la prochaine réunion
11. Annexes : les supports complémentaires utilisés lors de la réunion

Faire un CR de réunion : les étapes

Les 6 étapes à suivre pour réussir la rédaction d’un compte rendu de réunion :

• La préparation de la réunion
• La prise de notes
• La collecte d’informations obligatoires
• La mise en forme
• La relectureLa validation
• Dans un contexte international : La traduction du CR
• La diffusion

La rédaction d’un compte rendu de réunion n’est pas chose aisée et demande une certaine méthode et une bonne préparation afin de rendre celui-ci efficace pour tous les participants.

Les participants sont de plusieurs nationalités ? Ou bien le compte rendu de réunion en anglais notamment doit être adressé à des personnes étrangères ? Pensez à le faire traduire afin de partager les tenants et aboutissants, conformément aux échanges effectifs, auprès de collaborateurs ou de clients étrangers.